¿Necesita convocar una asamblea urgente en su conjunto residencial pero no sabe cómo hacerlo correctamente? Las asambleas extraordinarias son una herramienta fundamental en la propiedad horizontal colombiana, pero muchos administradores y consejos de administración cometen errores en el proceso que pueden invalidar las decisiones tomadas.
En esta guía encontrará todo lo que necesita saber: qué es una asamblea extraordinaria, cuándo se puede convocar, quién tiene la facultad de hacerlo, cuáles son los requisitos legales según la Ley 675 de 2001, y cómo asegurarse de que sus decisiones tengan plena validez jurídica.
| Contenido de esta guía |
| 1. ¿Qué es una asamblea extraordinaria en propiedad horizontal? |
| 2. Diferencias entre asamblea ordinaria y extraordinaria |
| 3. ¿Cuándo se puede convocar una asamblea extraordinaria? |
| 4. ¿Quién puede convocar una asamblea extraordinaria? |
| 5. Requisitos legales para la convocatoria |
| 6. Paso a paso para convocar correctamente |
| 7. Quórum y mayorías en asambleas extraordinarias |
| 8. Errores frecuentes que invalidan la asamblea |
| 9. ¿Puede ser virtual una asamblea extraordinaria? |
1. ¿Qué es una asamblea extraordinaria en propiedad horizontal?
La asamblea extraordinaria de copropietarios es una reunión del máximo órgano de dirección de una copropiedad —la asamblea general— que se realiza por fuera de la fecha ordinaria establecida para tratar asuntos urgentes o que no pueden esperar hasta la próxima asamblea ordinaria.
A diferencia de la asamblea ordinaria, que debe celebrarse obligatoriamente dentro de los tres primeros meses del año (antes del 31 de marzo, según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001), la asamblea extraordinaria no tiene una fecha fija: puede convocarse en cualquier momento del año cuando las circunstancias lo requieran.
2. Diferencias entre asamblea ordinaria y extraordinaria
| Característica | Asamblea ordinaria | Asamblea extraordinaria |
| Frecuencia | Una vez al año | Cuando sea necesario |
| Fecha límite | Antes del 31 de marzo | Sin fecha fija |
| ¿Quién convoca? | Administrador | Administrador, consejo, revisor fiscal o copropietarios (según % de coeficientes) |
| Temas a tratar | Presupuesto, estados financieros, elección de órganos | Temas urgentes o específicos no previstos en ordinaria |
| Quórum | Mayoría de coeficientes (50%+1) | Mayoría de coeficientes (50%+1) |
| Convocatoria mínima | 15 días hábiles de antelación | Mínimo 5 días hábiles de antelación |
3. ¿Cuándo se puede convocar una asamblea extraordinaria?
La Ley 675 de 2001 no establece una lista taxativa de causales, lo que significa que la asamblea extraordinaria puede convocarse siempre que exista un asunto que, por su urgencia o importancia, no pueda esperar a la próxima asamblea ordinaria. Las situaciones más comunes incluyen:
Causales frecuentes de convocatoria
- Remoción o elección urgente del administrador o del consejo de administración.
- Aprobación de obras mayores no contempladas en el presupuesto vigente (reparación de fachada, sistema de agua, ascensores, etc.).
- Situaciones de emergencia que afectan la seguridad o habitabilidad del conjunto.
- Reforma del reglamento de propiedad horizontal.
- Decisiones sobre procesos judiciales o acuerdos de pago con proveedores estratégicos.
- Aprobación de créditos o endeudamiento extraordinario de la copropiedad.
- Asuntos de convivencia que requieren decisión colectiva urgente.
- Cuando la asamblea ordinaria no logró quórum y hay decisiones pendientes de alto impacto.
| Dato clave para administradores |
| No existe un número mínimo ni máximo de asambleas extraordinarias por año. |
| Una copropiedad puede convocar tantas como las circunstancias lo requieran. |
| Lo importante es cumplir con los requisitos de convocatoria en cada ocasión. |
4. ¿Quién puede convocar una asamblea extraordinaria?
Este punto es especialmente importante porque errores en la legitimidad de quien convoca pueden invalidar todas las decisiones tomadas. La Ley 675 de 2001, en su artículo 39, establece que pueden convocar una asamblea extraordinaria:
- El administrador de la copropiedad (primera facultad).
- El consejo de administración, cuando lo considere conveniente o cuando así se lo soliciten copropietarios que representen por lo menos el 20% de los coeficientes de copropiedad.
- El revisor fiscal, cuando lo estime prudente o necesario para el buen funcionamiento de la copropiedad.
- Copropietarios que representen no menos del 20% de los coeficientes de propiedad, cuando el administrador o el consejo no atiendan su solicitud dentro de un término razonable.
En conjuntos que no tienen consejo de administración (generalmente edificios con menos de 30 unidades), la convocatoria recae principalmente en el administrador o en el revisor fiscal.
5. Requisitos legales para la convocatoria
Este es el punto donde más se cometen errores. Cumplir con todos los requisitos de convocatoria no es opcional: una convocatoria defectuosa puede dar lugar a que cualquier copropietario impugne las decisiones tomadas.
Plazo mínimo de convocatoria
Para asambleas extraordinarias, la Ley 675 establece un plazo mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación, a diferencia de las ordinarias que requieren quince (15) días hábiles. Sin embargo, muchos reglamentos de propiedad horizontal establecen plazos mayores: siempre revise primero su reglamento, ya que este puede ser más exigente que la ley.
Contenido obligatorio de la convocatoria
La convocatoria debe contener como mínimo:
- Nombre del conjunto o edificio.
- Tipo de reunión (asamblea extraordinaria de copropietarios).
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Orden del día detallado: los temas que se tratarán deben estar claramente especificados. En asamblea extraordinaria solo se pueden decidir los temas incluidos en la convocatoria.
- Firma del convocante (administrador, presidente del consejo, etc.).
Medios de notificación
La convocatoria debe enviarse a todos los propietarios. Los medios válidos incluyen:
- Comunicación escrita entregada personalmente con acuse de recibo.
- Correo electrónico a la dirección registrada por el propietario (guarde los comprobantes de envío).
- Aviso en lugar visible del conjunto (cartelera o zona común).
- Cualquier otro medio establecido en el reglamento de propiedad horizontal.
| ¡Importante! Guarde los soportes |
| Conserve evidencia de cada notificación enviada: correos con acuse de recibo, |
| listas de chequeo de entrega de comunicados o fotos de carteleras. |
| Estos documentos son su respaldo en caso de impugnación posterior. |
6. Paso a paso para convocar correctamente
- Identifique el asunto urgente
Defina claramente cuál es el tema que requiere decisión inmediata y por qué no puede esperar a la asamblea ordinaria. Este análisis es importante porque justifica la convocatoria extraordinaria.
- Verifique quién debe convocar
Confirme que quien firma la convocatoria tiene legitimidad para hacerlo según la ley y el reglamento de la copropiedad.
- Redacte el orden del día con precisión
Sea específico. No use términos vagos como “varios asuntos” o “temas de convivencia”. Detalle cada punto a tratar: en asamblea extraordinaria no se puede decidir sobre temas que no estén en el orden del día.
- Consulte el reglamento
Verifique plazos, medios de notificación y cualquier requisito adicional que su reglamento establezca por encima de la ley.
- Envíe la convocatoria con suficiente anticipación
Respete el plazo mínimo legal (5 días hábiles) o el del reglamento si es mayor. Envíe por todos los medios disponibles y guarde los soportes.
- Prepare el listado de asistencia y poderes
Tenga listo el listado de propietarios con sus coeficientes actualizados. Defina cómo recibirá y validará los poderes de representación de quienes no puedan asistir.
- Realice la asamblea y elabore el acta
Levante el acta durante la reunión. Incluya: asistentes, coeficientes representados, quórum verificado, deliberaciones y decisiones con las mayorías obtenidas. El acta debe estar firmada por el presidente y secretario de la asamblea.
7. Quórum y mayorías en asambleas extraordinarias
Las reglas de quórum para asambleas extraordinarias son las mismas que para las ordinarias, salvo que el reglamento establezca algo diferente:
Quórum deliberatorio (para iniciar la reunión)
La asamblea puede sesionar válidamente con la presencia de propietarios que representen más del 50% de los coeficientes de copropiedad (mayoría de coeficientes). Si no hay quórum en la primera convocatoria, se puede hacer una segunda convocatoria para sesionar con los asistentes que haya, según lo que establezca el reglamento.
Mayorías para tomar decisiones
| Tipo de decisión | Mayoría requerida |
| Decisiones ordinarias (presupuestos, contratos, etc.) | Mayoría de los asistentes |
| Reforma del reglamento de P.H. | Mayoría del 70% de los coeficientes totales |
| Extinción de la copropiedad o disposición de bienes comunes esenciales | Unanimidad de todos los copropietarios |
| Decisiones sobre gastos extraordinarios mayores | Mayoría calificada según reglamento |
8. Errores frecuentes que invalidan la asamblea
Estos son los errores más comunes que pueden dar lugar a impugnación de las decisiones:
- Convocar con menos días de los requeridos: si el reglamento exige 10 días y se convoca con 6, la asamblea es potencialmente nula.
- Tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día: es la causal de impugnación más frecuente. En asamblea extraordinaria, el orden del día es taxativo.
- No guardar soportes de la notificación: si un copropietario alega que no fue notificado y no hay prueba en contrario, tiene argumentos sólidos para impugnar.
- Errores en el cómputo del quórum: usar número de personas en lugar de coeficientes, o no actualizar el listado de propietarios con las últimas transferencias de inmuebles.
- Acta deficiente o sin firmas: el acta es el documento que acredita las decisiones tomadas. Sin firma del presidente y secretario, pierde valor probatorio.
- No verificar poderes de representación: los poderes deben ser escritos y estar debidamente otorgados. Un poder verbal no tiene validez en asamblea de P.H.
9. ¿Puede ser virtual una asamblea extraordinaria en propiedad horizontal?
Sí, completamente. La Ley 2079 de 2021 modificó la Ley 675 y reconoció explícitamente la validez de las asambleas virtuales e híbridas en propiedad horizontal, siempre que se garantice la participación efectiva de los copropietarios, la posibilidad de deliberar y votar, y la verificación de identidad de los asistentes.
Una asamblea extraordinaria virtual bien realizada ofrece ventajas importantes:
- Mayor participación: copropietarios en otras ciudades o países pueden asistir y votar.
- Convocatoria más ágil: el proceso digital acelera la notificación y confirmación de asistencia.
- Documentación automática: plataformas especializadas generan registros de votación auditables.
- Menor riesgo de impugnación: cuando se usa tecnología con validación de identidad y registro de votos, las decisiones quedan respaldadas con trazabilidad completa.
El único requisito adicional es que la plataforma garantice la identificación de cada copropietario y que los votos sean secretos, inalterables y auditables, cumpliendo así con los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio.
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Conclusión
La asamblea extraordinaria es una herramienta poderosa para la gobernanza de las copropiedades colombianas, pero su validez depende de cumplir rigurosamente con los requisitos de convocatoria, quórum y documentación establecidos en la Ley 675 de 2001 y en el reglamento de cada copropiedad.
Los puntos más críticos a recordar son: convocar con el tiempo suficiente, incluir en el orden del día todos los temas a decidir, notificar a todos los propietarios con soporte de prueba, y elaborar un acta completa y firmada. Cumpliendo estos pasos, las decisiones de su asamblea extraordinaria tendrán plena validez jurídica.